Situationsanalys

Om vi står inför ett viktigt beslut, eller vill inleda utveckling i en viss riktning. Då kan en situationsanalys öppna ögonen för vad som är viktigt att beakta. Den kan också justera riktningen.

Fyra perspektiv tas med i analysen: nuläge, historik, riktning framåt och lärande. Vi går också under ytan på vad som kan hindra önskad utveckling.

Exempel på situationer där en analys kan ge ett viktigt bidrag är:

(1) inför ett viktigt utvecklingsarbete; (2) vid satsning på hållbar utveckling; (3) när tidigare initiativ till utveckling inte lett till önskade resultat; (4) inför certifieringar (t.ex ISO 9001, ISO 13485, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001); och (5) när komplexa regelverk behöver beaktas i utvecklingen (t.ex MDR).

Affärsdriven hållbarhet

Allt för många har haft för snävt perspektiv på sin affär. De har avgränsat sitt ansvar på ett sätt som inte kännetecknar ett bra företag. Inte om vi värderar det med dagens måttstock.

Idag finns kunskap och teknologier för att driva bra företag. Det gäller även andra organisationer inom exempelvis hälso- och sjukvård eller socialtjänst. Det ger goda förutsättningar, men tar vi vara på dem?

Om vi värderar en produkt eller tjänst för snävt kan vi dra fel slutsatser. Det gäller även en situation. Vi kan träna vår förmåga att se helheten i det vi gör. De globala målen* är ett av flera bra verktyg.

Vid fokus på hållbarhet får vi en bättre helhetssyn. Utifrån den kan vi utveckla våra arbetssätt. Vi förstår den röda tråden i det vi gör. Från behov, krav och önskemål, till strategi och utveckling.

* De sjutton målen är nedbrutna i totalt 169 delmål. Vi alla har en påverkan – positiv och negativ.

funktionella ledningssystem

Ett funktionellt ledningssystem ger bra förutsättningar att göra ett bra jobb, att driva ett bra företag. Vi får grepp om problem, risker och möjligheter till förbättringar. Varje person förstår sin roll i helheten. Det är tydligt vad vi vill uppnå och varför. Steg för steg blir vi lite bättre. Eller mycket bättre.

Idag finns många standardiserade krav. Några är generella och gäller alla branscher, exempelvis ISO 9001 (Kvalitet), ISO 14001 (Miljö), ISO 27001 (Informationssäkerhet) och ISO 45001 (Arbetsmiljö). Andra är branschspecifika, som ISO 13485 (Medicinteknik) och IATF 16949 (Fordonsindustrin). Dessutom finns komplexa regelverk – nationella och multinationella. Ett exempel är Medical Device Regulation (MDR) inom medicinteknik. Följer vi inte dem så har vi inte tillgång till marknaden.

Rätt använda kan kraven och regelverken vara verktyg i utvecklingen. Många gånger blir det tyvärr inte så bra. Vi fastnar i fel fokus. Vi använder inte kraven med fokus på behov, vi fokuserar kraven. Effekten är sämre resultat och effekter från vårt arbete.

Resultat från produktutveckling kan vara en ny produkt. två effekter kan vara ökad försäljning och nöjdare kunder. Resultat från en rekrytering är fler anställda med viss kompetens. Effekten kan bli bättre samarbete eller minskad stress.

anpassning i tre steg

Förberedelse

Förberedelser i ett uppdrag är genomförande och avslut i ett annat. Syftet avgör. Vilka resultat och mål är i fokus?

En kort utbildning och grov nulägesanalys kan vara en viktig förberedelse. Det kan också vara det vi ska genomföra.

Det som alltid ingår är att komma överens om mål, aktiviteter och avgränsningar. Att vara överens om avslutet på uppdraget.

genomförande

Vid genomförandet gör vi det vi kommit överens om. Men under arbetet kan det uppstå behov av anpassning.

Vid lite mer omfattande uppdrag är första steget alltid en detaljplanering. Målet är en gemensam syn på arbetet.

Vi söker enklaste och bästa vägen framåt. Utan att undvika det komplexa. Enkla frågor vägleder. Vad? Varför? Vem? Var? När? Hur?

avslut

Det är skönt att bli klar, på rätt sätt. Vi knyter säcken. Det kan frigöra energi och ge förutsättningar för nästa fas i arbetet.

Ett resultat av avslut är nya frågor och uppgifter att fokusera. Rytmen i utvecklingen är viktig. Tappa inte den.

Många gånger slarvar vi med avsluten. Vi går vidare. Det försämrar förutsättningarna för lärande och utveckling.